====== AMInvoicing - Facturation au comptant ======
{{:logo:eaf_log_aminvoicing_201607-001_logo.png?100|}}



Le logiciel AMInvoicing vous permet de gérer toutes vos données aéroportuaires.

AMInvoicing permet la saisie et l’impression immédiate des factures aéronautiques au comptant (avec ou sans mouvement) ou les avis de débit (cas des redevances ou prestations prépayées).

<note important>Toutes les opérations décrites nécessitent d’être connecté(e) à Airport Manager.
</note>
===== Se connecter =====

==== Accéder à la facturation  ====

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_1.png?300}}

  * Cliquer sur l’onglet ''Facturation'' dans le menu principal de AMInvoicing
    * Un sous-menu apparaît.
  * Cliquer sur ''Factures au comptant''.
    * La fenêtre __Factures au comptant__ s’ouvre.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_2.png?300}}
==== Se connecter ====
<note important>
 La saisie et l’impression de chaque facture requièrent **l’identification de l’agent**. Si un même agent doit faire plusieurs factures, il devra s’identifier pour chacune d’elles.</note> 

  * Sélectionner le ''nom'' de l’agent dans la liste déroulante.
  * Saisir le ''mot de passe''.
  * Cliquer sur ''OK''.
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_4.png?500}}

===== Saisir une facture au comptant =====

==== Saisir l’immatriculation de l’appareil ====

  * Saisir l’immatriculation de l’aéronef dans le champ ''IMMAT''.
  * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
=== L’immatriculation et l’exploitant sont connus ===

    * Les champs concernant l’appareil se remplissent. 
=== L’immatriculation est inconnue et l’exploitant est connu ===

  * La fenêtre __Fiche immatriculation__ s’ouvre.
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_5.png?300}}

  * Saisir les ''premières lettres'' du nom de l’exploitant.
  * Une liste contenant les exploitants dont le nom comprend ces lettres s’affiche.
  * Double-cliquer sur l’exploitant.
  * Remplir tous les champs.
  * Cliquer sur l’onglet ''Enregistrer'' de la barre de menu ou sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer.
    * La fenêtre __Fiche immatriculation__ se ferme.
  * Les champs concernant l’immatriculation et l’exploitant de l’appareil se remplissent automatiquement.
=== L’immatriculation et l’exploitant sont inconnus ===

  * La fenêtre __Fiche immatriculation__ s’ouvre.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_6.png?300}}

  * Cliquer sur le bouton ''Nouveau client''.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_5.png?300}}

  * La fenêtre __fiche client__ s’ouvre.
   
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_8.png?300}}

  * Renseigner tous les champs.
  * Cliquer sur l’onglet ''Enregistrer'' de la barre de menu ou sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer.
    * La fenêtre __Fiche client__ se ferme.
  * Remplir la ''Fiche immatriculation''.
  * Cliquer sur l’onglet ''Enregistrer'' de la barre de menu ou sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer.
  * Les champs concernant l’immatriculation et l’exploitant de l’appareil se remplissent automatiquement.
=== Cas où le client à facturer n’est pas le propriétaire de l’appareil ===
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_9.png?300}}
  * Cliquer sur la liste déroulante ''Rechercher''.
  * Sélectionner Client.
    * La fenêtre __Liste et recherche de clients__ d’ouvre.
  * Saisir le code client.
  * Double-cliquer sur le client dans la liste proposée.
    * Le nom et l’adresse de facturation se remplissent automatiquement.
==== Saisir les éléments du trafic aérien ====

=== Saisir la provenance ===
<note important> Toutes les informations sont obligatoires.
</note>
  * Modifier, **si nécessaire**, la date qui s’affiche automatiquement.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_11.png?300}}

  * Saisir l’heure d’arrivée.
  * Saisir le code OACI ou IATA de l’aéroport de provenance.
  * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
    * Les champs concernant l’aéroport se remplissent automatiquement.
  * Sélectionner la nature du vol dans la liste déroulante proposée.
  * Sélectionner le type de balisage dans la liste déroulante ainsi que le nombre de balisage(s).
  * Sélectionner les règles de vol dans la liste déroulante proposée.
  * Saisir le nombre de passagers (ou le nombre de personnes à bord pour les avions de tourisme) à l’arrivée**, à l’exception** des passagers en transit.
  * Cliquer sur la main ou sur la touche ''F6'' du clavier pour copier certaines informations saisies dans la partie destination.
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_12.png}}

=== Saisir la destination ===

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_13.png}}
<note>Si vous avez cliqué sur la main (ou F6) après avoir rempli la provenance, vous n’avez plus qu’à modifier les date, heure de départ ainsi que, éventuellement, les passagers.</note>

<note important>Sinon suivre la procédure décrite au chapitre 3.2.1 Saisir la provenance.</note>

Les passagers en transit sont saisis au départ.

=== Saisir le nombre de vols et les vols locaux ===

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_16.png?300}}
<note> Par défaut, un (1) vol avec un atterrissage complet (Full landing) s’affiche.
</note>
== Modifier le nombre et le type de vol ==

  * Cliquer dans le champ ''Nb''.
  * Saisir le nombre de vols.
  * Cliquer sur la liste déroulante.
  * Sélectionner le type de vol dans la liste déroulante.

== Ajouter des vols locaux ==

  * Cliquer sur l’onglet ''Vols locaux''.
    * La fenêtre __Vols locaux__ s’ouvre.
  * Renseigner les différents champs.
  * Cliquer sur l’onglet ''Enregistrer'' de la barre de menu ou sur la touche ''F8'' du clavier.
=== Ajouter des prestations à facturer ===

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_18.png?300}}

  * Indiquer la quantité pour chaque prestation dans le champ prévu à cet effet.
    * La prestation sera ajoutée dans la facture.
===== Générer la facture =====

==== Calculer le montant de la facture ====

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_19.png?300}}

=== Calculer le montant ===

  * Sélectionner la nature de la vente à l’aide de la liste déroulante.
  * Cliquer sur le bouton ''Calculer'' ou sur la touche ''F8'' du clavier pour lancer le calcul.
  * La fenêtre __Valorisation des mouvements__ s’ouvre et se ferme automatiquement.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_20.jpeg?300}}

  * Le champ __Mode de paiement__ apparaît en surbrillance à la fin du traitement.
=== Ajouter des prestations ===
<note>Les prestations supplémentaires ne sont pas systématiques.</note>

  * Cliquer sur le bouton ''+Prestations'' ou sur la touche ''F9'' du clavier pour ajouter des prestations supplémentaires à facturer.
    * La fenêtre __Prestations ou redevances__ s’ouvre.
  * Remplir les champs.
  * Cliquer sur l’onglet ''Enregistrer'' de la barre de menu ou sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer.
    * Le montant de la prestation à facturer s’est ajouté dans le tableau, ainsi que le montant total TTC correspondant.
==== Imprimer la facture ====
<note important>L’impression entraîne automatiquement l’enregistrement de la facture. **La modifier, voire la supprimer n’est plus possible**. Cette règle s’applique aussi si la case « Aperçu » est cochée.</note>

  * Cliquer sur la liste déroulante ''Mode de paiement''.
  * Sélectionner le mode de paiement du client.
  * Cliquer sur la liste déroulante devise.
  * Sélectionner la devise.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_23.png?400}}
===== Ré-éditer des factures =====

  * Saisir l’immatriculation de l’appareil.
  * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
  * Double cliquer sur la date pour la changer si nécessaire.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_24.png?300}}

  * Cliquer sur le bouton ''Historique''.

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_25.png?300}}

  * La fenêtre __Liste des factures__ s’ouvre.
{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_26.png?300}}

  * Double cliquer sur la facture à ré-imprimer.
    * Son aperçu s’affiche.
  * Cliquer sur ''Imprimer'' pour imprimer la facture.
===== Annexes =====

==== Numérotation des factures ====

La numérotation des factures est automatique.

Vous pouvez utiliser soit : 

  * un compteur unique pour toutes les factures, 
  * un compteur par nature de vente (aéronautique, domaniale, etc …).
Dans tous les cas, **le numéro de facture doit être unique**. Si vous utilisez plusieurs compteurs, assurez-vous que leur numérotation  ne se chevauchera pas.

Si aucun compteur n’est défini dans les paramètres de la facturation au comptant, c’est le compteur « FRE » qui sera utilisé.

Vous pouvez initialiser vos compteurs à l’aide du programme « Actualisation des compteurs » du menu « Utilitaires » de la page d’accueil.

===== Informations à collecter pour la saisie =====

|**IMMAT**| |
|**Type d’aéronef**|Exemples  : B738 pour Boeing 737-800,DR40 pour Robin DR400, etc|
|**MTOW**|Masse maximale au décollage exprimée en Tonnes.|
|**Nb de sièges**|Pour les avions de tourisme : Nb de places y compris celle du pilote.|
|**Nom du client**| |
|**Pays**|**LF** = France,** EG** = Grande Bretagne, où plus généralement, les 2 premières lettres du code OACI où est basé l’aéronef du client.|
|**Aéroport où est basé l’aéronef**|Code OACI à 4 lettres de l’aérodrome où est basé l’aéronef.|
|**Catégorie de client**|Aéroclub, privé Français, privé étranger, compagnie aérienne, autres commerciaux, etc …|
|**Nature de vol**|Aéroclub, privé Français, privé étranger, autres commerciaux, charter, cargo, Evacuation sanitaire, etc …|
|**Provenance**|Code OACI de l’aérodrome de départ, date et heure.|
|**Destination**|Code OACI de l’aérodrome de destination, date et heure.|
|**Mode de règlement**|Chèque, espèces, carte bancaire, etc …|

==== Format des factures ====

L’impression de chaque facture entraîne la création d’un fichier au format  Microsoft Word ®.

|**Format**|**Type de document**|
|Fxxxxxx|Facture|
|Axxxxxx|Avoir|

xxxxxxx étant le numéro de la facture ou de l’avoir.

**Exemple : **

La facture 2410001 se trouvera dans le fichier F2410001.DOC qui lui-même sera situé dans le sous-répertoire « \airport\factures » du serveur.

La présentation de la facture est définie par un modèle, fichier « rtf » qui se trouve dans le répertoire AIRPORT de votre serveur. Ce modèle peut être modifié par vos soins à l’aide de Microsoft Word ®. Le nom de ce fichier se compose comme suit : 

**aaa**fr401.rtf  où  **aaa** est à remplacer par le trigramme de votre aéroport.

==== Fiche technique ====

|Nom du programme|FRE.exe|
|Modèles d’impression| xxxFRFAC.RTF|

|Paramètres fonctionnels|Variables| |
|**NDV**|Nature des ventes|FAC|
|**Compteur**|Compteur à utiliser pour la numérotation des factures|FAC|
|**NB_FRE**|Nombre d’exemplaires de factures à imprimer|3|
|**PDF**|Génération des factures au format PDF|OUI|
|**01 à 10**|10 codes de prestations à renseigner dans valeur|Voir tableau ci-dessous|

{{manuel:utilisation:ami:facturationcomptant_image_27.png?500}}