====== AMInvoicing : Fiches Clients et tarifs ====== {{:logo:eaf_log_aminvoicing_201607-001_logo.png?100|}} ====== AMInvoicing ====== Le logiciel AMInvoicing vous permet de gérer toutes vos données aéroportuaires. Il fait partie de la suite logicielle Airport Manager. {{:guides:utilisation:aminvoicing:airportmanager.png?300|}} Ce guide utilisateur va vous permettre de gérer les fiches clients et les mouvements aériens de votre aéroport. Toutes les opérations décrites nécessitent d’être connecté(e) à Airport Manager. ====== Fonctionnalités ====== ===== Trier, filtrer, grouper ===== ==== Trier ==== Chaque colonne peut être triée. Pour cela : * Cliquer sur l’en-tête : * La colonne se trie par ordre alphabétique. * Cliquer de nouveau dessus : * La colonne se trie inversement à l’ordre alphabétique. {{:guides:utilisation:aminvoicing:trier.png?150}} ==== Flitrer ==== Chaque colonne peut être filtrée. Pour cela : * Survoler l’en-tête de la colonne à filtrer : * Le fond de l’en-tête devient bleu et une flèche apparait sur la droite de la colonne. * Cliquer sur la flèche : * La liste des filtres proposés s’ouvre. * Cocher ou décocher les cases pour filtrer la colonne : * Le filtre s’applique automatiquement. {{:guides:utilisation:aminvoicing:filtrer.png?200|}} ==== Grouper ==== {{:guides:utilisation:aminvoicing:grouper01mod.png?300|}} Les colonnes peuvent être groupées de façon à avoir une vue personnalisée des données. Pour cela : * Cliquer sur l’en-tête de la colonne à grouper. * La déplacer dans la zone de groupement tout en maintenant le clic. * Relâcher le clic : * L’affichage des données se fait maintenant en fonction du groupement. {{:guides:utilisation:aminvoicing:grouper02.png?300|}} ===== Rechercher ===== Une recherche est proposée dans certains champs de saisie. Pour cela : * Cliquer dans le champ concerné. * Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier. * La fenêtre __FormSearch__ s’ouvre avec toutes les données disponibles pour le champ de saisie. {{:guides:utilisation:aminvoicing:recherchermod.png?200|}} **La recherche peut s’effectuer de 2 manières possibles : ** * Soit en faisant défiler la liste. * Soit en saisissant le terme recherché dans la zone de recherche. La liste s’affine au fur et à mesure de la saisie. ====== Fiches clients ====== Dans cette première partie, vous créerez des fiches clients, les rechercherez, les modifierez, changerez leurs codes et les fusionnerez. Avant de commencer, * Cliquer sur l’onglet ''Clients'' du logiciel AMInvoicing. * Cliquer sur ''Fiches Clients'' dans le menu déroulant. {{manuel:utilisation:ami:fichesclient_image_2.png?400}} * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. {{:guides:utilisation:aminvoicing:ficheclientmod.png?300|}} La fiche client est divisée en 2 parties : __La zone 1__ est une partie fixe. Elle regroupe l’identité du client : son code client, son titre/civilité, son nom, etc. __La zone 2__ recense les données de chaque client : son identité, ses contacts, ses prix nets et remises, etc. ===== Créer la fiche d’identité du client ===== * Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter (F2)'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier pour saisir un nouveau client. ==== Renseigner le code client ==== Chaque client doit avoir son propre Code client : il est **unique**. === Cas n°1 : vous connaissez le code du client ou sa nomenclature === * Cliquer dans le champ de saisie ''Code client''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:codeclientmod.png?500|}} * Saisir le code client. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer au champ suivant. === Cas n°2 : vous avez besoin d’une aide pour codifier le client === * Cliquer sur ''Codification (F3)'' dans la barre de menu ou appuyer sur la touche ''F3'' du clavier. {{:guides:utilisation:aminvoicing:codification.png?400|}} * La fenêtre Codification client s’ouvre. {{:guides:utilisation:aminvoicing:codificationclient.png?200|}} * Cliquer sur la flèche dans le champ ''Catégorie''. * La liste déroulante des différentes catégories de client s’ouvre. {{:guides:utilisation:aminvoicing:f3categorie.png?200|}} * Cliquer sur la catégorie du client. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier. * Cliquer dans le dans le champ ''Basé à''. * Saisir le code ''OACI'' de l’aéroport s’il est connu. **Sinon **: * Saisir les premières lettres du nom de l’aéroport ; * Appuyer sur la touche ''F10'' pour faire apparaître la liste des aéroports dans le champ ''Basé à''. * La fenêtre __formSearch__ s’ouvre avec la liste de tous les aéroports. * Double cliquer sur le nom de l’aéroport. * La fenêtre __formSearch__ se ferme. * Le champ ''Basé à'' est rempli. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier. * Le code client se génère automatiquement. * Modifier le si nécessaire. * Cliquer sur ''OK'' pour valider. * Les champs de la fiche d’identité ''Basé à …'' et ''Catégorie'' sont maintenant renseignés. {{manuel:utilisation:ami:media_image20.png}} **Explication du code client selon l’exemple ci-dessous:** {{:guides:utilisation:aminvoicing:codeclient.png?200|}} PVE : Catégorie du client (ici Privés étrangers). AMML : code OACI de l’aéroport de Melbourne. 01 : numéro de la séquence. === Renseigner les champs de l’onglet Identité === Il est préférable de renseigner un maximum de champs de façon à avoir une fiche client complète. * Cliquer dans le champ ''Titre / Civilité''. * Sélectionner le type de structure du client. * Cliquer dans le champ ''Nom''. * Saisir le nom du client. {{:guides:utilisation:aminvoicing:identitemod.png?400|}} **Onglet Identité – Partie 1** * Cliquer dans le champ ''Adresse''. * Saisir l’adresse du client. * Cliquer dans le champ ''Code postal'' pour le renseigner. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour renseigner le champ ''Ville''. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier. * Saisir les premières lettres du pays. * Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier pour accéder à la liste des pays. * La fenêtre __FormSearch__ s’ouvre. * Double cliquer sur le pays adéquat. * La fenêtre __FormSearch__ se ferme. * Renseigner si possible le numéro de téléphone. **Onglet Identité – Partie 2** Les champs Basé à … et Catégorie sont déjà remplis grâce à la saisie du code client. * Cliquer dans le champ ''Nature'' pour renseigner la nature de vols. * Cliquer dans le champ ''Nationalité'' pour préciser la nationalité du vol. * Cliquer dans le champ ''Qualité client'' pour lui assigner une qualité particulière. * Cliquer dans le champ ''Régime TVA'' pour sélectionner son régime de TVA. * Saisir son numéro de ''TVA'' si besoin. * Saisir le ''n° de SIRET'' du client. * Cliquer dans le champ ''Facture'' pour spécifier le mode de facturation du client. **Onglet Identité – Partie 3** * Cocher la case ''Abonné (forfait)'' si le client est facturé au forfait. * Cocher la case ''Relevé de mouvements'' si le client demande son relevé de mouvements. * Cocher la case ''Facturation des frais fixes'' pour inclure une ligne « Frais fixe » sur la facture du client. * Renseigner le ''Bigramme'' et le ''Trigramme'' __UNIQUEMENT__ si le client est une compagnie aérienne. * Renseigner le ''Mode de règlement'' du client. * Renseigner le champ ''Echéance'' pour indiquer l’échéance des factures envoyées au client. * Indiquer la date à partir de laquelle envoyer la facture dans le champ ''A partir du''. Modes de règlements : |CB|Carte Bancaire| |CHQ|Chèque| |ESP|En espèces| |RFA|Réception de factures| |VIR|Virement| ==== Saisir une adresse de facturation différente ==== * Cliquer sur ''Adresse de facturation''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:facturation.png?300|}} * La fenêtre __Adresse de facturation__ s’ouvre. {{:guides:utilisation:aminvoicing:fenetrefacturation.png?200|}} * Cliquer sur la liste déroulante pour visionner les adresses déjà saisies. * Cliquer sur ''Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier pour ajouter une nouvelle adresse. * Saisir un nom pour cette adresse dans le champ ''Libellé''. * Remplir les différents champs. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Adresse de facturation__ se ferme. ==== Saisir les contacts ==== === Préambule === * Saisir le code client * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche. * Cliquer sur l’onglet ''Répertoire téléphonique''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:contacts.png?300|}} * Cliquer sur l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher. * Cocher les colonnes à afficher. {{:guides:utilisation:aminvoicing:contactscol.png?100|}} === Créer un nouveau contact === * Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier. * Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche. * Saisir le nom du contact. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier. * Sélectionner sa fonction dans la liste déroulante en double cliquant sur le libellé. * Renseigner les autres champs. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. === Modifier un contact === * Cliquer sur la ligne du contact. * Modifier les champs nécessaires. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. === Supprimer un contact === * Cliquer sur la ligne du contact à supprimer. * Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression. * Le contact est supprimé. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. ==== Ajouter un logo ==== Attention : Le logo doit être au format jpg (jpeg). * Double cliquer dans le champ ''Logo Compagnie''. * L’explorateur de fichier s’ouvre. * Cliquer sur l’image à insérer. * Cliquer sur ''Ouvrir''. * La fenêtre __Clients__ spécifiant que le logo a été copié s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. Si le logo ajouté n’apparaît pas : * Quitter la fiche du client. * La rappeler. * Le logo s'affiche. ====== Saisir les tarifs applicables au client ====== ===== Prix nets et remises ===== Certains clients bénéficient de tarifs spéciaux sur certaines prestations. Vous les renseignez à cet endroit. ==== Préambule ==== * Saisir le ''code client'' * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche. * Cliquer sur l’onglet ''Prix nets & remises''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:prixmod.png?300|}} ==== Choisir les colonnes à afficher ==== * Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaître la liste des colonnes disponibles à afficher. * Cocher les colonnes à afficher. {{:guides:utilisation:aminvoicing:prixnetcolonnes.png?150|}} |//Libellé//|Nom de la prestation (Saisie libre)|//Basé//| | |//Valide du//|//Début de validité du prix//|Nuit| | |//Au//|Fin de validité du prix|//%//|% de remise accordé sur prix net| |//Arrivée//|Arrivée de l’aéronef|//%//|% de remise accordé sur prix net| |//Départ//|Départ de l’aéronef|//VOLID//|ID du vol| |//AOD//|Arrivé ou au départ|//NAT//|Nationalité du vol| |//Signature (PRS)//| |//NAV//|Nature de vol| |//Type//| |//REV//|Règles de vol| |//PRS//|Code prestation|//SSLIA//|Services de secours| |//Prestation//|Libellé de la prestation|//CAA//|Classe d’aéronef| |//Vol//|Numéro du vol|//CLF//| | |//TPA//| |//FAA//|Famille d’aéronef| |//IMA//|Immatriculation de l’aéronef|//CAM//|Catégorie de mouvement| |//Prix net//|Prix accordé au client|//CAT//|Catégorie de client| |//MEP//| |//PRK//|Parking| ==== Créer un nouveau prix net / remise ==== * Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier. * Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche. * Saisir les données dans les différentes colonnes affichées. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer d’une colonne à l’autre. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. ==== Ajouter des critères d’application ==== * Double cliquer sur la ligne du prix pour lequel ajouter un critère d’application. * La fenêtre __Critères d’application__ s’ouvre. * Spécifier si le critère s’applique à l’arrivée et/ou au départ ou sur aucun des 2 en cochant ou décochant les cases de la partie supérieures. * Cliquer sur le ''critère''. * La fenêtre de ce critère s’ouvre. * Cliquer sur le critère à appliquer. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche'' F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre se ferme. * Des coches s’affichent devant les critères modifiés. * Cliquer sur un autre critère si besoin. * Cliquer sur ''OK'' ==== Modifier un prix net / remise ==== * Cliquer sur la ligne du prix net / remise * Modifier les champs nécessaires. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. ==== Supprimer un prix net / remise ==== * Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer. * Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression. * Le contact est supprimé. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder les modifications. ===== Redevances domaniales ===== Les redevances domaniales sont à renseigner pour les clients bénéficiant d’un abonnement / forfait. Les redevances déclenchent une facturation. ==== Préambule ==== * Saisir le code client * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche. * Cliquer sur l’onglet ''Redevances domaniales''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:reddommod.png?300|}} ==== Choisir les colonnes à afficher ==== * Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher. * Cocher les colonnes à afficher. {{:guides:utilisation:aminvoicing:redevancescol.png?100|}} |//Convention//|Ouvre l’explorateur de fichier pour relier une Convention à une redevance.| |//Libellé//|Saisie de texte libre. | |//Valide du//|Date de début de la redevance| |//Au//|//Date de fin de la redevance//| |//N mois//|Fréquence des factures : une facture sera émise tous les n mois| |//PRS//|Code prestation \\ - Cliquer dans la colonne. \\ - Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier ou cliquer sur les ''3 petits points'' à droite de la colonne pour ouvrir la liste des codes prestations. \\ - La fenêtre //FormSearch// s’ouvre.\\ - Double cliquer sur le ''code de la prestation'' \\ - La fenêtre //FormSearch// se ferme. \\ - Les colonnes ''PRS'' et ''Prestation'' se remplissent.| |//Prestation//|//Nom de la prestation. S’inscrit automatiquement avec PRS//| |//Quantité//|//Quantité de cette prestation disponible. Exemple : 8 bureaux//| |//X//| | |//Unité//|//Unité de mesure de la prestation//| |//Prix unitaire//|//Prix unitaire de la prestation//| |/////| | |//%//| | |//Type//| | |//Date //| | |//Facture//| | ==== Créer une nouvelle redevance domaniale ==== * Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier. * Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche. * Saisir les données dans les différentes colonnes affichées. * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer d’une colonne à l’autre. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. * Le champ ''Prestation'' se remplit avec le nom complet de la prestation. * Remplir les autres champs en fonction des colonnes affichées. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. ==== Modifier une redevance domaniale ==== * Cliquer sur la ligne du prix net / remise * Modifier les champs nécessaires. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder. * La fenêtre __Clients__ s’ouvre. * Cliquer sur ''OK''. ==== Supprimer une redevance domaniale ==== * Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer. * Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression. * Le contact est supprimé. * Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider. * La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre. * Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder les modifications. ===== Détail des ventes ===== Le détail des ventes permet d’afficher et de visualiser les factures émises pour un client. ==== Préambule ==== * Saisir le code client * Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche. * Cliquer sur l’onglet ''Détail des ventes''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:detailmod.png?300|}} ==== Choisir la période à afficher ==== Sélectionner la date à partir de laquelle la période va débuter soit en la sélectionnant dans le calendrier, soit en utilisant les flèches du clavier. === Avec le calendrier === * Cliquer sur la flèche à droite de la date. * Le calendrier s’ouvre. * Cliquer sur les flèches pour faire avancer ou reculer la date. * Cliquer sur le premier jour de la première période. {{:guides:utilisation:aminvoicing:calendrierdetail.png?100|}} === Avec les flèches du clavier === * Cliquer sur le jour, le mois ou l’année * Utiliser les flèches du clavier pour sélectionner la date. * La zone de travail se met à jour automatiquement. ==== Choisir la nature des ventes à afficher ==== * Cliquer sur la liste déroulante ''Nature des ventes''. * Cliquer sur le type de nature des ventes à afficher. * La zone de travail se met à jour. * Cocher ou décocher les cases ''Avoirs'' et/ou ''Factures'' selon le type de documents à visualiser. {{:guides:utilisation:aminvoicing:natvente.png?300|}} ==== Visualiser le contenu d’une facture ==== * Double cliquer sur la facture à visualiser. * La facture s’affiche au format PDF. ====== Liste des clients ====== * Cliquer sur l’onglet ''Clients'' du logiciel AMInvoicing. * Cliquer sur ''Liste et édition des clients'' dans le menu déroulant. {{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclients.png?300|}} * La fenêtre __Liste des clients__ s’ouvre. {{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsliste.png?300|}} ===== Trier la liste des clients ===== ==== Rechercher un client ==== === Rechercher un client par son nom === * Saisir les premières lettres du nom du client dans le champ de saisie. * La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la saisie. * Cliquer sur ''Find''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsfindmod.png?300|}} === Annuler une recherche === * Cliquer sur ''Clear''. {{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsclear.png?300|}} * La zone de saisie se vide. * La liste complète des clients s’affiche. ==== Trier la liste des clients ==== === Visualiser les clients ayant eu des mouvements sur une période donnée === {{:guides:utilisation:aminvoicing:listemvtsmod.png?300|}} * Cocher la case ''Mouvementés dans la période''. * Les dates du jour s’affichent dans les champs ''Du'' et ''Au''. * Cliquer sur la ''flèche'' d’une des périodes pour afficher le calendrier. * Sélectionner les dates ''Du'' et ''Au''. * La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la sélection des dates. === Visualiser les nouveaux clients sur une période donnée === {{:guides:utilisation:aminvoicing:listenewmod.png?300|}} * Cocher la case ''Nouveaux clients dans la période''. * Les dates du jour s’affichent dans les champs ''Du'' et ''Au''. * Cliquer sur la flèche d’une des périodes pour afficher le calendrier. * Sélectionner les dates. * La liste des nouveaux clients s’affiche pour la période sélectionnée. ===== Modifier la fiche client ===== * Double cliquer sur le ''code client''. * La fiche d’identité du client s’affiche. {{:guides:utilisation:aminvoicing:client.png?300|}} * Modifier les champs nécessaires. * Cliquer sur ''F8 – Save'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer les modifications. * Cliquer sur ''Close'' pour fermer la fenêtre. * Cliquer sur ''Affichage (F5)'' ou appuyer sur la touche ''F5'' du clavier pour visualiser les changements. = __**Fin du guide**__ =