====== AMInvoicing : Fiches Clients et tarifs ======
{{:logo:eaf_log_aminvoicing_201607-001_logo.png?100|}}
====== AMInvoicing ======
Le logiciel AMInvoicing vous permet de gérer toutes vos données aéroportuaires. Il fait partie de la suite logicielle Airport Manager.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:airportmanager.png?300|}}
Ce guide utilisateur va vous permettre de gérer les fiches clients et les mouvements aériens de votre aéroport.
Toutes les opérations décrites nécessitent d’être connecté(e) à Airport Manager.
====== Fonctionnalités ======
===== Trier, filtrer, grouper =====
==== Trier ====
Chaque colonne peut être triée. Pour cela :
* Cliquer sur l’en-tête :
* La colonne se trie par ordre alphabétique.
* Cliquer de nouveau dessus :
* La colonne se trie inversement à l’ordre alphabétique.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:trier.png?150}}
==== Flitrer ====
Chaque colonne peut être filtrée. Pour cela :
* Survoler l’en-tête de la colonne à filtrer :
* Le fond de l’en-tête devient bleu et une flèche apparait sur la droite de la colonne.
* Cliquer sur la flèche :
* La liste des filtres proposés s’ouvre.
* Cocher ou décocher les cases pour filtrer la colonne :
* Le filtre s’applique automatiquement.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:filtrer.png?200|}}
==== Grouper ====
{{:guides:utilisation:aminvoicing:grouper01mod.png?300|}}
Les colonnes peuvent être groupées de façon à avoir une vue personnalisée des données. Pour cela :
* Cliquer sur l’en-tête de la colonne à grouper.
* La déplacer dans la zone de groupement tout en maintenant le clic.
* Relâcher le clic :
* L’affichage des données se fait maintenant en fonction du groupement.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:grouper02.png?300|}}
===== Rechercher =====
Une recherche est proposée dans certains champs de saisie. Pour cela :
* Cliquer dans le champ concerné.
* Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier.
* La fenêtre __FormSearch__ s’ouvre avec toutes les données disponibles pour le champ de saisie.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:recherchermod.png?200|}}
**La recherche peut s’effectuer de 2 manières possibles :
**
* Soit en faisant défiler la liste.
* Soit en saisissant le terme recherché dans la zone de recherche. La liste s’affine au fur et à mesure de la saisie.
====== Fiches clients ======
Dans cette première partie, vous créerez des fiches clients, les rechercherez, les modifierez, changerez leurs codes et les fusionnerez.
Avant de commencer,
* Cliquer sur l’onglet ''Clients'' du logiciel AMInvoicing.
* Cliquer sur ''Fiches Clients'' dans le menu déroulant.
{{manuel:utilisation:ami:fichesclient_image_2.png?400}}
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:ficheclientmod.png?300|}}
La fiche client est divisée en 2 parties :
__La zone 1__ est une partie fixe. Elle regroupe l’identité du client : son code client, son titre/civilité, son nom, etc.
__La zone 2__ recense les données de chaque client : son identité, ses contacts, ses prix nets et remises, etc.
===== Créer la fiche d’identité du client =====
* Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter (F2)'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier pour saisir un nouveau client.
==== Renseigner le code client ====
Chaque client doit avoir son propre Code client : il est **unique**.
=== Cas n°1 : vous connaissez le code du client ou sa nomenclature ===
* Cliquer dans le champ de saisie ''Code client''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:codeclientmod.png?500|}}
* Saisir le code client.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer au champ suivant.
=== Cas n°2 : vous avez besoin d’une aide pour codifier le client ===
* Cliquer sur ''Codification (F3)'' dans la barre de menu ou appuyer sur la touche ''F3'' du clavier.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:codification.png?400|}}
* La fenêtre Codification client s’ouvre.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:codificationclient.png?200|}}
* Cliquer sur la flèche dans le champ ''Catégorie''.
* La liste déroulante des différentes catégories de client s’ouvre.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:f3categorie.png?200|}}
* Cliquer sur la catégorie du client.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
* Cliquer dans le dans le champ ''Basé à''.
* Saisir le code ''OACI'' de l’aéroport s’il est connu. **Sinon **:
* Saisir les premières lettres du nom de l’aéroport ;
* Appuyer sur la touche ''F10'' pour faire apparaître la liste des aéroports dans le champ ''Basé à''.
* La fenêtre __formSearch__ s’ouvre avec la liste de tous les aéroports.
* Double cliquer sur le nom de l’aéroport.
* La fenêtre __formSearch__ se ferme.
* Le champ ''Basé à'' est rempli.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
* Le code client se génère automatiquement.
* Modifier le si nécessaire.
* Cliquer sur ''OK'' pour valider.
* Les champs de la fiche d’identité ''Basé à …'' et ''Catégorie'' sont maintenant renseignés.
{{manuel:utilisation:ami:media_image20.png}}
**Explication du code client selon l’exemple ci-dessous:**
{{:guides:utilisation:aminvoicing:codeclient.png?200|}}
PVE : Catégorie du client (ici Privés étrangers).
AMML : code OACI de l’aéroport de Melbourne.
01 : numéro de la séquence.
=== Renseigner les champs de l’onglet Identité ===
Il est préférable de renseigner un maximum de champs de façon à avoir une fiche client complète.
* Cliquer dans le champ ''Titre / Civilité''.
* Sélectionner le type de structure du client.
* Cliquer dans le champ ''Nom''.
* Saisir le nom du client.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:identitemod.png?400|}}
**Onglet Identité – Partie 1**
* Cliquer dans le champ ''Adresse''.
* Saisir l’adresse du client.
* Cliquer dans le champ ''Code postal'' pour le renseigner.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour renseigner le champ ''Ville''.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
* Saisir les premières lettres du pays.
* Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier pour accéder à la liste des pays.
* La fenêtre __FormSearch__ s’ouvre.
* Double cliquer sur le pays adéquat.
* La fenêtre __FormSearch__ se ferme.
* Renseigner si possible le numéro de téléphone.
**Onglet Identité – Partie 2**
Les champs Basé à … et Catégorie sont déjà remplis grâce à la saisie du code client.
* Cliquer dans le champ ''Nature'' pour renseigner la nature de vols.
* Cliquer dans le champ ''Nationalité'' pour préciser la nationalité du vol.
* Cliquer dans le champ ''Qualité client'' pour lui assigner une qualité particulière.
* Cliquer dans le champ ''Régime TVA'' pour sélectionner son régime de TVA.
* Saisir son numéro de ''TVA'' si besoin.
* Saisir le ''n° de SIRET'' du client.
* Cliquer dans le champ ''Facture'' pour spécifier le mode de facturation du client.
**Onglet Identité – Partie 3**
* Cocher la case ''Abonné (forfait)'' si le client est facturé au forfait.
* Cocher la case ''Relevé de mouvements'' si le client demande son relevé de mouvements.
* Cocher la case ''Facturation des frais fixes'' pour inclure une ligne « Frais fixe » sur la facture du client.
* Renseigner le ''Bigramme'' et le ''Trigramme'' __UNIQUEMENT__ si le client est une compagnie aérienne.
* Renseigner le ''Mode de règlement'' du client.
* Renseigner le champ ''Echéance'' pour indiquer l’échéance des factures envoyées au client.
* Indiquer la date à partir de laquelle envoyer la facture dans le champ ''A partir du''.
Modes de règlements :
|CB|Carte Bancaire|
|CHQ|Chèque|
|ESP|En espèces|
|RFA|Réception de factures|
|VIR|Virement|
==== Saisir une adresse de facturation différente ====
* Cliquer sur ''Adresse de facturation''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:facturation.png?300|}}
* La fenêtre __Adresse de facturation__ s’ouvre.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:fenetrefacturation.png?200|}}
* Cliquer sur la liste déroulante pour visionner les adresses déjà saisies.
* Cliquer sur ''Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier pour ajouter une nouvelle adresse.
* Saisir un nom pour cette adresse dans le champ ''Libellé''.
* Remplir les différents champs.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Adresse de facturation__ se ferme.
==== Saisir les contacts ====
=== Préambule ===
* Saisir le code client
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche.
* Cliquer sur l’onglet ''Répertoire téléphonique''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:contacts.png?300|}}
* Cliquer sur l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher.
* Cocher les colonnes à afficher.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:contactscol.png?100|}}
=== Créer un nouveau contact ===
* Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier.
* Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
* Saisir le nom du contact.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier.
* Sélectionner sa fonction dans la liste déroulante en double cliquant sur le libellé.
* Renseigner les autres champs.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
=== Modifier un contact ===
* Cliquer sur la ligne du contact.
* Modifier les champs nécessaires.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
=== Supprimer un contact ===
* Cliquer sur la ligne du contact à supprimer.
* Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression.
* Le contact est supprimé.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
==== Ajouter un logo ====
Attention : Le logo doit être au format jpg (jpeg).
* Double cliquer dans le champ ''Logo Compagnie''.
* L’explorateur de fichier s’ouvre.
* Cliquer sur l’image à insérer.
* Cliquer sur ''Ouvrir''.
* La fenêtre __Clients__ spécifiant que le logo a été copié s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
Si le logo ajouté n’apparaît pas :
* Quitter la fiche du client.
* La rappeler.
* Le logo s'affiche.
====== Saisir les tarifs applicables au client ======
===== Prix nets et remises =====
Certains clients bénéficient de tarifs spéciaux sur certaines prestations. Vous les renseignez à cet endroit.
==== Préambule ====
* Saisir le ''code client''
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche.
* Cliquer sur l’onglet ''Prix nets & remises''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:prixmod.png?300|}}
==== Choisir les colonnes à afficher ====
* Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaître la liste des colonnes disponibles à afficher.
* Cocher les colonnes à afficher.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:prixnetcolonnes.png?150|}}
|//Libellé//|Nom de la prestation (Saisie libre)|//Basé//| |
|//Valide du//|//Début de validité du prix//|Nuit| |
|//Au//|Fin de validité du prix|//%//|% de remise accordé sur prix net|
|//Arrivée//|Arrivée de l’aéronef|//%//|% de remise accordé sur prix net|
|//Départ//|Départ de l’aéronef|//VOLID//|ID du vol|
|//AOD//|Arrivé ou au départ|//NAT//|Nationalité du vol|
|//Signature (PRS)//| |//NAV//|Nature de vol|
|//Type//| |//REV//|Règles de vol|
|//PRS//|Code prestation|//SSLIA//|Services de secours|
|//Prestation//|Libellé de la prestation|//CAA//|Classe d’aéronef|
|//Vol//|Numéro du vol|//CLF//| |
|//TPA//| |//FAA//|Famille d’aéronef|
|//IMA//|Immatriculation de l’aéronef|//CAM//|Catégorie de mouvement|
|//Prix net//|Prix accordé au client|//CAT//|Catégorie de client|
|//MEP//| |//PRK//|Parking|
==== Créer un nouveau prix net / remise ====
* Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier.
* Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
* Saisir les données dans les différentes colonnes affichées.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer d’une colonne à l’autre.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
==== Ajouter des critères d’application ====
* Double cliquer sur la ligne du prix pour lequel ajouter un critère d’application.
* La fenêtre __Critères d’application__ s’ouvre.
* Spécifier si le critère s’applique à l’arrivée et/ou au départ ou sur aucun des 2 en cochant ou décochant les cases de la partie supérieures.
* Cliquer sur le ''critère''.
* La fenêtre de ce critère s’ouvre.
* Cliquer sur le critère à appliquer.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche'' F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre se ferme.
* Des coches s’affichent devant les critères modifiés.
* Cliquer sur un autre critère si besoin.
* Cliquer sur ''OK''
==== Modifier un prix net / remise ====
* Cliquer sur la ligne du prix net / remise
* Modifier les champs nécessaires.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
==== Supprimer un prix net / remise ====
* Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer.
* Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression.
* Le contact est supprimé.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder les modifications.
===== Redevances domaniales =====
Les redevances domaniales sont à renseigner pour les clients bénéficiant d’un abonnement / forfait. Les redevances déclenchent une facturation.
==== Préambule ====
* Saisir le code client
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche.
* Cliquer sur l’onglet ''Redevances domaniales''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:reddommod.png?300|}}
==== Choisir les colonnes à afficher ====
* Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher.
* Cocher les colonnes à afficher.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:redevancescol.png?100|}}
|//Convention//|Ouvre l’explorateur de fichier pour relier une Convention à une redevance.|
|//Libellé//|Saisie de texte libre. |
|//Valide du//|Date de début de la redevance|
|//Au//|//Date de fin de la redevance//|
|//N mois//|Fréquence des factures : une facture sera émise tous les n mois|
|//PRS//|Code prestation \\ - Cliquer dans la colonne. \\ - Appuyer sur la touche ''F10'' du clavier ou cliquer sur les ''3 petits points'' à droite de la colonne pour ouvrir la liste des codes prestations. \\ - La fenêtre //FormSearch// s’ouvre.\\ - Double cliquer sur le ''code de la prestation'' \\ - La fenêtre //FormSearch// se ferme. \\ - Les colonnes ''PRS'' et ''Prestation'' se remplissent.|
|//Prestation//|//Nom de la prestation. S’inscrit automatiquement avec PRS//|
|//Quantité//|//Quantité de cette prestation disponible. Exemple : 8 bureaux//|
|//X//| |
|//Unité//|//Unité de mesure de la prestation//|
|//Prix unitaire//|//Prix unitaire de la prestation//|
|/////| |
|//%//| |
|//Type//| |
|//Date //| |
|//Facture//| |
==== Créer une nouvelle redevance domaniale ====
* Cliquer sur ''Nouveau / Ajouter'' ou appuyer sur la touche ''F2'' du clavier.
* Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
* Saisir les données dans les différentes colonnes affichées.
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour passer d’une colonne à l’autre.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
* Le champ ''Prestation'' se remplit avec le nom complet de la prestation.
* Remplir les autres champs en fonction des colonnes affichées.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
==== Modifier une redevance domaniale ====
* Cliquer sur la ligne du prix net / remise
* Modifier les champs nécessaires.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder.
* La fenêtre __Clients__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''OK''.
==== Supprimer une redevance domaniale ====
* Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer.
* Cliquer sur ''Supprimer'' ou appuyer sur la touche ''F4'' du clavier.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour valider la suppression.
* Le contact est supprimé.
* Cliquer sur ''Enregistrer'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour valider.
* La fenêtre __Avertissement__ s’ouvre.
* Cliquer sur ''Oui'' pour sauvegarder les modifications.
===== Détail des ventes =====
Le détail des ventes permet d’afficher et de visualiser les factures émises pour un client.
==== Préambule ====
* Saisir le code client
* Appuyer sur la touche ''TAB'' du clavier pour remplir sa fiche.
* Cliquer sur l’onglet ''Détail des ventes''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:detailmod.png?300|}}
==== Choisir la période à afficher ====
Sélectionner la date à partir de laquelle la période va débuter soit en la sélectionnant dans le calendrier, soit en utilisant les flèches du clavier.
=== Avec le calendrier ===
* Cliquer sur la flèche à droite de la date.
* Le calendrier s’ouvre.
* Cliquer sur les flèches pour faire avancer ou reculer la date.
* Cliquer sur le premier jour de la première période.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:calendrierdetail.png?100|}}
=== Avec les flèches du clavier ===
* Cliquer sur le jour, le mois ou l’année
* Utiliser les flèches du clavier pour sélectionner la date.
* La zone de travail se met à jour automatiquement.
==== Choisir la nature des ventes à afficher ====
* Cliquer sur la liste déroulante ''Nature des ventes''.
* Cliquer sur le type de nature des ventes à afficher.
* La zone de travail se met à jour.
* Cocher ou décocher les cases ''Avoirs'' et/ou ''Factures'' selon le type de documents à visualiser.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:natvente.png?300|}}
==== Visualiser le contenu d’une facture ====
* Double cliquer sur la facture à visualiser.
* La facture s’affiche au format PDF.
====== Liste des clients ======
* Cliquer sur l’onglet ''Clients'' du logiciel AMInvoicing.
* Cliquer sur ''Liste et édition des clients'' dans le menu déroulant.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclients.png?300|}}
* La fenêtre __Liste des clients__ s’ouvre.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsliste.png?300|}}
===== Trier la liste des clients =====
==== Rechercher un client ====
=== Rechercher un client par son nom ===
* Saisir les premières lettres du nom du client dans le champ de saisie.
* La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la saisie.
* Cliquer sur ''Find''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsfindmod.png?300|}}
=== Annuler une recherche ===
* Cliquer sur ''Clear''.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listeclientsclear.png?300|}}
* La zone de saisie se vide.
* La liste complète des clients s’affiche.
==== Trier la liste des clients ====
=== Visualiser les clients ayant eu des mouvements sur une période donnée ===
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listemvtsmod.png?300|}}
* Cocher la case ''Mouvementés dans la période''.
* Les dates du jour s’affichent dans les champs ''Du'' et ''Au''.
* Cliquer sur la ''flèche'' d’une des périodes pour afficher le calendrier.
* Sélectionner les dates ''Du'' et ''Au''.
* La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la sélection des dates.
=== Visualiser les nouveaux clients sur une période donnée ===
{{:guides:utilisation:aminvoicing:listenewmod.png?300|}}
* Cocher la case ''Nouveaux clients dans la période''.
* Les dates du jour s’affichent dans les champs ''Du'' et ''Au''.
* Cliquer sur la flèche d’une des périodes pour afficher le calendrier.
* Sélectionner les dates.
* La liste des nouveaux clients s’affiche pour la période sélectionnée.
===== Modifier la fiche client =====
* Double cliquer sur le ''code client''.
* La fiche d’identité du client s’affiche.
{{:guides:utilisation:aminvoicing:client.png?300|}}
* Modifier les champs nécessaires.
* Cliquer sur ''F8 – Save'' ou appuyer sur la touche ''F8'' du clavier pour enregistrer les modifications.
* Cliquer sur ''Close'' pour fermer la fenêtre.
* Cliquer sur ''Affichage (F5)'' ou appuyer sur la touche ''F5'' du clavier pour visualiser les changements.
= __**Fin du guide**__ =