AMInvoicing - Facturation au comptant

Le logiciel AMInvoicing vous permet de gérer toutes vos données aéroportuaires.

AMInvoicing permet la saisie et l’impression immédiate des factures aéronautiques au comptant (avec ou sans mouvement) ou les avis de débit (cas des redevances ou prestations prépayées).

• Cliquer sur l’onglet Facturation dans le menu principal de AMInvoicing
  • Un sous-menu apparaît.
• Cliquer sur Factures au comptant.
  • La fenêtre Factures au comptant s’ouvre.

• Sélectionner le nom de l’agent dans la liste déroulante.
• Saisir le mot de passe.
• Cliquer sur OK.

• Saisir l’immatriculation de l’aéronef dans le champ IMMAT.
• Appuyer sur la touche TAB du clavier.

• Les champs concernant l’appareil se remplissent.

• La fenêtre Fiche immatriculation s’ouvre.

• Saisir les premières lettres du nom de l’exploitant.
• Une liste contenant les exploitants dont le nom comprend ces lettres s’affiche.
• Double-cliquer sur l’exploitant.
• Remplir tous les champs.
• Cliquer sur l’onglet Enregistrer de la barre de menu ou sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
  • La fenêtre Fiche immatriculation se ferme.
• Les champs concernant l’immatriculation et l’exploitant de l’appareil se remplissent automatiquement.

• La fenêtre Fiche immatriculation s’ouvre.

• Cliquer sur le bouton Nouveau client.

• La fenêtre fiche client s’ouvre.

• Renseigner tous les champs.
• Cliquer sur l’onglet Enregistrer de la barre de menu ou sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
  • La fenêtre Fiche client se ferme.
• Remplir la Fiche immatriculation.
• Cliquer sur l’onglet Enregistrer de la barre de menu ou sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
• Les champs concernant l’immatriculation et l’exploitant de l’appareil se remplissent automatiquement.

• Cliquer sur la liste déroulante Rechercher.
• Sélectionner Client.
  • La fenêtre Liste et recherche de clients d’ouvre.
• Saisir le code client.
• Double-cliquer sur le client dans la liste proposée.
  • Le nom et l’adresse de facturation se remplissent automatiquement.

• Modifier, si nécessaire, la date qui s’affiche automatiquement.

• Saisir l’heure d’arrivée.
• Saisir le code OACI ou IATA de l’aéroport de provenance.
• Appuyer sur la touche TAB du clavier.
  • Les champs concernant l’aéroport se remplissent automatiquement.
• Sélectionner la nature du vol dans la liste déroulante proposée.
• Sélectionner le type de balisage dans la liste déroulante ainsi que le nombre de balisage(s).
• Sélectionner les règles de vol dans la liste déroulante proposée.
• Saisir le nombre de passagers (ou le nombre de personnes à bord pour les avions de tourisme) à l’arrivée, à l’exception des passagers en transit.
• Cliquer sur la main ou sur la touche F6 du clavier pour copier certaines informations saisies dans la partie destination.

Les passagers en transit sont saisis au départ.

• Cliquer dans le champ Nb.
• Saisir le nombre de vols.
• Cliquer sur la liste déroulante.
• Sélectionner le type de vol dans la liste déroulante.

• Cliquer sur l’onglet Vols locaux.
  • La fenêtre Vols locaux s’ouvre.
• Renseigner les différents champs.
• Cliquer sur l’onglet Enregistrer de la barre de menu ou sur la touche F8 du clavier.

• Indiquer la quantité pour chaque prestation dans le champ prévu à cet effet.
  • La prestation sera ajoutée dans la facture.

• Sélectionner la nature de la vente à l’aide de la liste déroulante.
• Cliquer sur le bouton Calculer ou sur la touche F8 du clavier pour lancer le calcul.
• La fenêtre Valorisation des mouvements s’ouvre et se ferme automatiquement.

• Le champ Mode de paiement apparaît en surbrillance à la fin du traitement.

• Cliquer sur le bouton +Prestations ou sur la touche F9 du clavier pour ajouter des prestations supplémentaires à facturer.
  • La fenêtre Prestations ou redevances s’ouvre.
• Remplir les champs.
• Cliquer sur l’onglet Enregistrer de la barre de menu ou sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
  • Le montant de la prestation à facturer s’est ajouté dans le tableau, ainsi que le montant total TTC correspondant.

• Cliquer sur la liste déroulante Mode de paiement.
• Sélectionner le mode de paiement du client.
• Cliquer sur la liste déroulante devise.
• Sélectionner la devise.

• Saisir l’immatriculation de l’appareil.
• Appuyer sur la touche TAB du clavier.
• Double cliquer sur la date pour la changer si nécessaire.

• Cliquer sur le bouton Historique.

• La fenêtre Liste des factures s’ouvre.

• Double cliquer sur la facture à ré-imprimer.
  • Son aperçu s’affiche.
• Cliquer sur Imprimer pour imprimer la facture.

La numérotation des factures est automatique.

Vous pouvez utiliser soit :

• un compteur unique pour toutes les factures,
• un compteur par nature de vente (aéronautique, domaniale, etc …).

Dans tous les cas, le numéro de facture doit être unique. Si vous utilisez plusieurs compteurs, assurez-vous que leur numérotation ne se chevauchera pas.

Si aucun compteur n’est défini dans les paramètres de la facturation au comptant, c’est le compteur « FRE » qui sera utilisé.

Vous pouvez initialiser vos compteurs à l’aide du programme « Actualisation des compteurs » du menu « Utilitaires » de la page d’accueil.

L’impression de chaque facture entraîne la création d’un fichier au format Microsoft Word ®.

xxxxxxx étant le numéro de la facture ou de l’avoir.

Exemple :

La facture 2410001 se trouvera dans le fichier F2410001.DOC qui lui-même sera situé dans le sous-répertoire « \airport\factures » du serveur.

La présentation de la facture est définie par un modèle, fichier « rtf » qui se trouve dans le répertoire AIRPORT de votre serveur. Ce modèle peut être modifié par vos soins à l’aide de Microsoft Word ®. Le nom de ce fichier se compose comme suit :

aaafr401.rtf où aaa est à remplacer par le trigramme de votre aéroport.