HMS (Handling Management System) - Guide d'utilisation

Préambule

But

Créer un Dossier de Vol, c’est fournir un service « Haut de gamme » à votre clientèle privée.

Dans la partie administrative de la solution, vous renseignez tous les services proposés par votre aéroport et vous recensez les différents prestataires.

Pour chaque Dossier de vol, vous :

  • Créez les mouvements associés
  • Y attachez les services proposés par l’aéroport ;
  • Regroupez les différentes prestations dans un dossier et générez les documents ;
  • Avez un suivi complet des demandes du client.

Présentation de l’interface utilisateur

Lancer le programme HMS

  • Double cliquer sur le programme Airport Manager.
  • Saisir le login.
  • Saisir le mot de passe.
  • Cliquer sur OK ou Validez.
  • Cliquer sur Programmes de vol dans la barre de menu.
  • Cliquer sur Dossier de vol dans le sous-menu.

  • Le programme Dossier de Vol se lance.

Renseigner les paramètres généraux

Donner des droits spécifiques à certains utilisateurs

Par défaut, les utilisateurs ayant accès à l’application ont tous les droits sur le programme.

Pour restreindre certains accès, veuillez suivre la procédure suivante :

  • Cliquer sur Administration dans la barre de menu.
  • Cliquer sur Droits d’accès dans le sous-menu.

  • La fenêtre Gestion des droits d’accès s’ouvre.

  • Cliquer dans le champ Code.
  • Cliquer sur F10.
    • La liste des utilisateurs s’affiche.
  • Double cliquer sur la personne concernée.
  • Cocher les cases qui correspondent à ses droits.
  • Cliquer sur Enregistrer ou appuyer sur la touche F8 pour enregistrer.

Renseigner les rubriques

Les rubriques sont les différents services proposés par l’aéroport.

Une rubrique associée à une prestation amène une facturation.

  • Cliquer sur Administration dans la barre de menu.
  • Cliquer sur Rubriques dans le sous-menu.

  • La fenêtre Rubriques dossiers de vol s’ouvre.

Ajouter une rubrique

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
    • Une ligne vide s’affiche.
  • Saisir le libellé de la rubrique.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer votre saisie.
  • Cliquer sur Quitter.

Ajouter une prestation à une rubrique

La prestation est déjà enregistrée
  • Cliquer sur la rubrique concernée.
  • Cliquer dans le champ Prestation de la rubrique.
  • Appuyer sur la touche F10 du clavier.
    • La fenêtre s’ouvre.
  • Cliquer sur la prestation à associer.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) de la barre de menu ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
La prestation n’est pas dans la base
  • Quitter le programme Dossier de Vol.
  • Cliquer sur Tarifs dans la barre de menu d’Airport Manager.
  • Cliquer sur Prestations et Service dans le sous-menu.

  • La fenêtre Redevances et prestations aéronautiques s’ouvre.

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier pour ajouter une nouvelle prestation.
    • La fenêtre Entrez le nouveau code à créer s’ouvre.

  • Saisir le code la prestation.
  • Cliquer sur OK.
    • Le code apparaît dans la colonne Prestation.
  • Saisir le libellé de la prestation.
  • Cliquer dans la case ICV (indice de ventilation comptable).
    • Une liste déroulante s’affiche.
  • Cliquer sur l’indice correspondant à la prestation.
  • Saisir le prix de la prestation.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.

Ajouter un modèle de document pour une rubrique

Un modèle permet de générer un document associé à la rubrique. Ce modèle de document sera envoyé au prestataire de service.

Dans le modèle de document, il faut mettre des variables date, heure, quantité …. Quand on ajoute le service, le document est généré avec ses variables mises à jour. Il est ensuite envoyé au prestataire.

Tous les modèles de document doivent être stockés dans le dossier serveur airport/modeles/ddv.

  • Cliquer une fois dans la colonne Lettre de la rubrique choisie.
    • 3 petits points apparaissent :

  • Cliquer sur les points.
    • L’explorateur s’ouvre.
  • Cliquer sur le modèle de document correspondant à la rubrique.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.

Supprimer une rubrique

  • Cliquer sur la rubrique à supprimer.
  • Cliquer sur Supprimer (F4) ou appuyer sur la touche F4 du clavier.
  • Un message d’avertissement apparaît :
  • Cliquer sur Oui pour supprimer la rubrique.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.

Renseigner les libellés automatiques

  • Cliquer sur Administration dans la barre de menu.
  • Cliquer sur Libellés automatiques dans le sous-menu.

Fret by

Ajouter un nouveau type de fret
  • Cliquer sur Fret by.

  • La fenêtre Liste des libellés s’ouvre :

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
    • Une nouvelle ligne s’insère avec un numéro automatique.
  • Saisir le libellé.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
Supprimer un type de fret
  • Cliquer sur le fret à supprimer.
  • Cliquer sur Supprimer (F4) ou appuyer sur la touche F4 du clavier.
    • Un message d’avertissement apparaît.

  • Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer les changements.

ATC by

ATC est l’acronyme de « AFIS Tower Control ». Il s’agit de la personne qui est à la tour de contrôle.

Ajouter un ATC
  • Cliquer sur ATC by.

  • La fenêtre Liste des libellés s’ouvre.

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
    • Une nouvelle ligne s’insère avec un numéro automatique.
  • Saisir le libellé.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
Supprimer un ATC
  • Cliquer sur le nom de l’ATC à supprimer.
  • Cliquer sur Supprimer (F4) ou appuyer sur la touche F4 du clavier.
    • Un message d’avertissement apparaît.

  • Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer les changements.

Approvisionnement en fuel : Fuel conditions

Ajouter un Fuel conditions
  • Cliquer sur Fuel conditions.

  • La fenêtre Liste des libellés s’ouvre.

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
    • Une nouvelle ligne s’insère avec un numéro automatique.
  • Saisir le libellé.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
Supprimer un libellé
  • Cliquer sur le libellé à supprimer.
  • Cliquer sur Supprimer ou appuyer sur la touche F4 du clavier.
  • Un message d’avertissement apparaît.

  • Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer les changements.

Afficher les dossiers de vol

Afficher les Dossiers de vol du jour

Par défaut, la période est fixée au jour même.

Pour afficher les dossiers de vol :

  • Cliquer sur Afficher (F5) dans la barre de menu ou appuyer sur la touche F5 du clavier.
    • La liste des Dossiers de vol en cours s’affiche.

Afficher les Dossiers de vol sur une période prédéfinie

  • Cliquer sur la date dans le champ Start.

  • Un calendrier s’affiche.
  • Sélectionner la date de début de la période.
  • Cliquer sur la date dans le champ End.
  • Un calendrier s’affiche.
  • Sélectionner la date de fin de la période.
  • Cliquer sur Afficher (F5) dans la barre de menu ou appuyer sur la touche F5 du clavier.
  • La liste des Dossiers de vol en cours s’affiche.

Rechercher un dossier de vol

Plusieurs types de recherche sont possibles pour afficher les dossiers de vol.

Dans tous les cas, vous devez commencer par sélectionner la période sur laquelle vous cherchez un dossier de vol (voir chapitre : Afficher les dossiers de vol).

Rechercher par numéro de dossier – //File number//

  • Sélectionner la période sur laquelle porte la recherche.
  • Cocher la case File Number.
  • Inscrire le numéro du dossier recherché dans le champ File Searching.
  • Cliquer sur Afficher (F5) ou appuyer sur la touche F5 du clavier pour afficher le résultat.

Rechercher par le numéro de dossier donné par le client – //Request number//

  • Sélectionner la période sur laquelle porte la recherche.
  • Cocher la case Request Number.
  • Inscrire le numéro du dossier recherché dans le champ File Searching.
  • Cliquer sur Afficher (F5) ou appuyer sur la touche F5 du clavier pour afficher le résultat.

Rechercher par client - //Client//

  • Sélectionner la période sur laquelle porte la recherche.
  • Cocher la case Client.
  • Inscrire le trigramme du client recherché dans le champ File Searching.
  • Cliquer sur Afficher (F5) ou appuyer sur la touche F5 du clavier pour afficher le résultat.

Rechercher par l’immatriculation d’un appareil – //Aircraft registration//

  • Sélectionner la période sur laquelle porte la recherche.
  • Cocher la case Aircraft Registration.
  • Inscrire le numéro d’immatriculation de l’appareil recherché dans le champ File Searchin.
  • Cliquer sur Afficher (F5) ou appuyer sur la touche F5 du clavier pour afficher le résultat.

Créer un nouveau Dossier de vol

  • Cliquer sur Ajouter un dossier de vol (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
  • La fenêtre Dossier de vol s’ouvre.

Renseigner les caractéristiques du vol

Les champs Flight Nature, Airline et Registration doivent obligatoirement être remplis.

Cas n°1 : l’immatriculation de l’avion et l’exploitant sont connus

  • Cliquer dans le champ Registration.
  • Saisir l’immatriculation de l’avion.
  • Appuyer sur la touche TAB du clavier.
    • Les champs se remplissent automatiquement.
  • Passer au chapitre Ajouter un mouvement pour poursuivre la saisie du Dossier de Vol.

Cas n°2 : l’avion a changé d’exploitant

  • Cliquer dans le champ Registration.
  • Saisir l’immatriculation de l’avion.
  • Appuyer sur la touche TAB du clavier.
    • Les champs se remplissent automatiquement.
  • Cliquer dans le champ Airline.
  • Appuyer sur la touche F10 du clavier.
    • La fenêtre formSearch s’ouvre.
  • Saisir les premières lettres de la compagnie.
    • Les choix proposés s’affinent.
  • Double cliquer sur la compagnie à laquelle l’avion appartient.
    • La fenêtre formSearch se ferme
  • Passer au chapitre Ajouter un mouvement pour poursuivre la saisie du Dossier de Vol.

Cas n°3 : le client à facturer n’est pas l’exploitant de l’avion

  • Cliquer dans le champ Registration.
  • Saisir l’immatriculation de l’avion.
  • Appuyer sur la touche TAB du clavier.
    • Les champs se remplissent automatiquement.
  • Cliquer dans le champ Client to billing.
  • Appuyer sur la touche F10 du clavier.
    • La fenêtre formSearch s’ouvre.
  • Saisir les premières lettres de la compagnie.
    • Les choix proposés s’affinent.
  • Double cliquer sur la compagnie à facturer.
    • La fenêtre formSearch se ferme
  • Passer au chapitre Ajouter un mouvement pour poursuivre la saisie du Dossier de Vol.

Cas n°4 : l’immatriculation de l’avion et / ou l’exploitant ne sont pas connus

  • Saisir l’immatriculation dans le champ Registration.
  • Appuyer sur la touche TAB.
    • La fenêtre Fiche immatriculation s’ouvre.
  • Double cliquer dans le champ Exploitant.
    • La fenêtre Recherche du client s’ouvre.
  • Saisir les premières lettres du client.
    • Des propositions de clients s’affichent au fur et à mesure.

Si le client est déjà enregistré :
  • Double cliquer sur son nom.
    • La fiche immatriculation se remplit avec le code et le nom de l’exploitant.

  • Cliquer dans le champ Code ou libellé du type d’aéronef.
S’il s’agit d’un nouveau client :
  • La recherche du client ne restitue aucun résultat.
  • Cliquer sur le bouton Nouveau client.

  • La fenêtre Codification of clients s’ouvre.
  • Sélectionner la catégorie du client dans la liste déroulante Category of client.
  • Cliquer sur les trois points du champ Based To pour saisir la base de l’aéronef.
  • La fenêtre Form search recensant tous les aéroports s’ouvre.

  • Saisir les premières lettres de l’aéroport.
    • Au fur et à mesure de la saisie, la liste s’affine.
  • Double cliquer sur l’aéroport de base de l’avion.
    • La fenêtre formSearch se ferme.
    • Le champ Based to de la fenêtre Codification of clients s’est remplie.
    • Un code client est généré.
  • Cliquer sur OK pour valider
    • La fenêtre Codification of clients se ferme.
    • La fenêtre Fiche client s’ouvre.
    • Le champ Client code est déjà rempli avec le code client créé.
  • Renseigner AU MINIMUM :
    • Le nom du client ;
    • Son Adress  ;
    • Le champ Client category ;
    • Le champ Flights nature ;
    • S’il est assujetti à la TVA (VAT)
    • Son mode de paiement (Payment choice).
  • Cliquer sur F8 – Save ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour sauvegarder l’enregistrement.
    • La fenêtre Fiche immatriculation s’ouvre, le code et le nom de l’exploitant sont remplis.

  • Cliquer dans le champ Code ou libellé du type d’aéronef.
  • Saisir les lettres et/ou chiffres contenus dans son nom.
    • Au fur et à mesure de la saisie, la liste s’affine.
Si le type d’aéronef est déjà enregistré :
  • Double cliquer sur son nom.
    • La fiche Type d’aéronef se remplit automatiquement avec les caractéristiques de l’avion.

  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
S’il s’agit d’un nouveau type d’aéronef :
  • Cliquer sur le bouton Nouveau type.
    • La fenêtre Type d’aéronef s’ouvre.
  • Remplir AU MINIMUM les champs :
    • Type (TPA).
    • Type aéronef.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier.
    • La fenêtre Type d’aéronef se ferme.
    • Le nouveau type d’aéronef créé se rajoute dans la liste des types d’aéronefs.
  • Double cliquer sur son nom.
  • La fiche Type d’aéronef se remplit automatiquement avec les caractéristiques de l’avion.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier.
    • La fenêtre Fiche immatriculation se ferme.
    • La fenêtre Dossier de vol s’ouvre.
  • Vérifier que les champs Flight Nature et Airline sont remplis.

Gérer les mouvements

Ajouter un mouvement

Dans la saisie des mouvements vous pouvez saisir : une arrivée, un départ, une arrivée ET un départ.

  • Cliquer sur Ajouter (F2) ou appuyer sur la touche F2 du clavier.
    • La fenêtre Prévision de vol s’ouvre.

  • Saisir AU MINIMUM les données suivantes :
    • Saisir la date.
    • Vérifier la nature de vol.
    • Saisir le trigramme de l’aéroport de provenance et / ou de destination.
  • Appuyer sur la touche TAB du clavier pour confirmer l’aéroport.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer.
    • Le vol s’inscrit automatiquement dans la fenêtre Dossier de Vol :

Modifier un mouvement

  • Double cliquer sur le mouvement à modifier.
    • La fenêtre Prévision de vol s’ouvre.
  • Modifier les données.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer les changements.

Supprimer un mouvement

  • Cliquer sur le vol à annuler pour le sélectionner.
  • Cliquer sur Supprimer (F4) ou appuyer sur la touche F4 du clavier s’il s’agit d’un vol à l’arrivée.
  • Cliquer sur Supprimer (F7) ou appuyer sur la touche F7 du clavier s’il s’agit d’un vol au départ.

Gérer les services

Ajouter un service

  • Cliquer sur Ajouter.

  • La fenêtre Dossier de vol – Action s’ouvre.

  • Cliquer sur l’intitulé de la colonne Libellé rubriques pour classer les services dans l’ordre alphabétique.
  • Double cliquer sur le service à ajouter (libellé rubriques).
    • Il s’ajoute dans le champ Libellé, à droite de l’écran.
    • Le champ Prestation se remplit si le service est associé à une prestation.
  • Choisir dans la liste déroulante A/D s’il s’agit d’un service à effectuer à l’arrivée (A) ou au Départ (D).
  • Cliquer dans le champ Détail pour ajouter des instructions sur la prestation.
  • Cliquer sur Valider.
S’il s’agit d’un service disposant d’un modèle :
  • La fenêtre Print s’ouvre pour permettre l’impression du document à joindre.
  • Sélectionner l’imprimante.
  • Cliquer sur OK.
  • Le document est joint au Dossier de vol.
    • La fenêtre Dossier de vol – Action se ferme.
    • Le service s’est ajouté au Dossier de vol.
S’il s’agit d’un service ne disposant pas d’un modèle :
  • La fenêtre Dossier de vol – Action se ferme.
  • Le service s’est ajouté au Dossier de vol.
  • La prestation s’ajoute dans la fenêtre Dossier de vol :

Modifier un service

  • Double cliquer sur le service à modifier.
    • La fenêtre Dossier de vol – Action s’ouvre.
  • Faire les modifications.
  • Cliquer sur Valider.

Supprimer un service

  • Cliquer sur la prestation à supprimer.
  • Cliquer sur le bouton Supprimer.
  • Un message d’avertissement apparaît :

  • Cliquer sur Oui pour supprimer la prestation.
    • La prestation est supprimée du Dossier de vol.

Ajouter une note à un dossier de vol

Les notes servent aux différentes personnes qui s’occupent du dossier de Vol.

  • Ouvrir le Dossier de vol
  • Cliquer dans la zone en bas à droite.
  • Saisir les notes.

Sauvegarder un dossier de vol

  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier dans la fenêtre Dossier de Vol.
    • La fenêtre Dossier de vol se ferme.
  • Le dossier de vol s’ajoute dans la liste des dossiers de vol de la page d’accueil du programme.

Modifier un dossier de vol

  • Double cliquer sur le dossier de vol à modifier sur l’écran d’accueil.
    • Le contenu du Dossier de vol s’affiche.

  • Double cliquer sur les champs à modifier.
  • Saisir les nouvelles données.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier pour enregistrer les changements.

Imprimer un Dossier De Vol

  • Ouvrir le Dossier de Vol en double cliquant dessus depuis la page d’accueil.
  • Cliquer sur le bouton Imprimer dans la barre de menu.
    • La boite de dialogue liée à l’impression s’ouvre.

  • Cliquer sur OK pour imprimer.
  • L’aperçu du Dossier de vol s’affiche :

  • Cliquer sur le symbole de l’imprimante pour imprimer le Dossier de Vol.

Valider un dossier de vol

Valider un vol consiste à le passer du stade prévisionnel au stade réel. En cliquant sur Valider le vol, vous validez tout le dossier de vol.

Depuis l’écran d’accueil :

  • Double cliquer sur le dossier de vol à valider.
    • La fenêtre Dossier de vol s’ouvre.
  • Sélectionner le vol en cliquant dessus.
  • Faire un clic droit sur le vol.
  • La fenêtre Valider le vol s’ouvre :

  • Cliquer sur Valider le vol.
    • La fenêtre d’avertissement s’ouvre :

  • Cliquer sur Oui pour valider le vol.
  • Cliquer sur Enregistrer (F8) ou appuyer sur la touche F8 du clavier.
Cas du vol dont les horaires sont différents de ceux de la Tour de Contrôle :
  • Saisir les horaires du vol.
    • Le message suivant apparaît :

  • Cliquer sur Oui pour poursuivre la saisie.

Le paramétrage des horaires de la tour s’effectue dans le Données Techniques → Données aéroportuaires.

Selon les options choisies à ce moment-là, il est possible de faire ouvrir la tour pour le décollage ou l’atterrissage d’un avion hors horaires classiques.

Ceci permet également de programmer une ouverture exceptionnelle de la tour.

Générer une proforma

Pour générer une proforma, le vol doit être validé (cf Valider un dossier de vol).

  • Ouvrir le Dossier de Vol en double cliquant dessus depuis la page d’accueil.
  • Cliquer sur Proforma.
    • La fenêtre Factures et Avoirs aéronautiques s’ouvre.

  • Cocher la case Aperçu pour avoir un aperçu de la facture avant son impression.
  • Cliquer sur Imprimer facture (F7) ou appuyer sur la touche F7 du clavier pour imprimer la facture.

Supprimer un dossier de vol

  • Ouvrir le Dossier de Vol en double cliquant dessus depuis la page d’accueil.
  • Cliquer sur le bouton Supprimer ce dossier de vol.
  • Un message d’avertissement apparaît.

  • Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression du Dossier de Vol.

Annexes

Variables

Liste de variables non exhaustives pouvant être incluses dans les formulaires.

Type Nomenclature de la variable Exemple d'utilisation
Dates \DateDuJour\ AEROPORT DE …. le \DateDuJour\
Aéronefs \IMA\ IMMATRICULATION : \IMA\
\TPA\ TYPE APPAREIL : \TPA\
\NOM\ COMPAGNIE/EXPLOITANT : \NOM\
Arrivée \DateArr\ Date et heure : \DateArr\
\FROM\ Provenance : \FROM\
\PaxArr\ NBRE DE PASSAGERS : \PaxArr\
Départ \DateDep\ Date et heure : \DateDep\
\TO\ Destination: \TO\
\PaxDep\ NBRE DE PASSAGERS : \PaxDep\
Vols \TypeVol\ VOL \TypeVol\

Fin du guide