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AMInvoicing : Fiches Clients et tarifs
AMInvoicing
Le logiciel AMInvoicing vous permet de gérer toutes vos données aéroportuaires. Il fait partie de la suite logicielle Airport Manager.
Ce guide utilisateur va vous permettre de gérer les fiches clients et les mouvements aériens de votre aéroport.
Fonctionnalités
Trier, filtrer, grouper
Trier
Chaque colonne peut être triée. Pour cela :
- Cliquer sur l’en-tête :
- La colonne se trie par ordre alphabétique.
* Cliquer de nouveau dessus :
- La colonne se trie inversement à l’ordre alphabétique.
Flitrer
Chaque colonne peut être filtrée. Pour cela :
- Survoler l’en-tête de la colonne à filtrer :
- Le fond de l’en-tête devient bleu et une flèche apparait sur la droite de la colonne.
- Cliquer sur la flèche :
- La liste des filtres proposés s’ouvre.
- Cocher ou décocher les cases pour filtrer la colonne :
- Le filtre s’applique automatiquement.
Grouper
Les colonnes peuvent être groupées de façon à avoir une vue personnalisée des données. Pour cela :
- Cliquer sur l’en-tête de la colonne à grouper.
- La déplacer dans la zone de groupement tout en maintenant le clic.
- Relâcher le clic :
- L’affichage des données se fait maintenant en fonction du groupement.
Rechercher
Une recherche est proposée dans certains champs de saisie. Pour cela :
- Cliquer dans le champ concerné.
- Appuyer sur la touche
F10
du clavier. - La fenêtre FormSearch s’ouvre avec toutes les données disponibles pour le champ de saisie.
La recherche peut s’effectuer de 2 manières possibles :
- Soit en faisant défiler la liste.
- Soit en saisissant le terme recherché dans la zone de recherche. La liste s’affine au fur et à mesure de la saisie.
Fiches clients
Dans cette première partie, vous créerez des fiches clients, les rechercherez, les modifierez, changerez leurs codes et les fusionnerez.
Avant de commencer,
- Cliquer sur l’onglet
Clients
du logiciel AMInvoicing. - Cliquer sur
Fiches Clients
dans le menu déroulant.
- La fenêtre Clients s’ouvre.
La fiche client est divisée en 2 parties :
La zone 1 est une partie fixe. Elle regroupe l’identité du client : son code client, son titre/civilité, son nom, etc.
La zone 2 recense les données de chaque client : son identité, ses contacts, ses prix nets et remises, etc.
Créer la fiche d’identité du client
- Cliquer sur
Nouveau / Ajouter (F2)
ou appuyer sur la toucheF2
du clavier pour saisir un nouveau client.
Renseigner le code client
Cas n°1 : vous connaissez le code du client ou sa nomenclature
- Cliquer dans le champ de saisie
Code client
.
- Saisir le code client.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour passer au champ suivant.
Cas n°2 : vous avez besoin d’une aide pour codifier le client
- Cliquer sur
Codification (F3)
dans la barre de menu ou appuyer sur la toucheF3
du clavier.
- La fenêtre Codification client s’ouvre.
- Cliquer sur la flèche dans le champ
Catégorie
.- La liste déroulante des différentes catégories de client s’ouvre.
- Cliquer sur la catégorie du client.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier. - Cliquer dans le dans le champ
Basé à
. - Saisir le code
OACI
de l’aéroport s’il est connu. Sinon : - Saisir les premières lettres du nom de l’aéroport ;
- Appuyer sur la touche
F10
pour faire apparaître la liste des aéroports dans le champBasé à
.- La fenêtre formSearch s’ouvre avec la liste de tous les aéroports.
- Double cliquer sur le nom de l’aéroport.
- La fenêtre formSearch se ferme.
- Le champ
Basé à
est rempli.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier. - Le code client se génère automatiquement.
- Modifier le si nécessaire.
- Cliquer sur
OK
pour valider. - Les champs de la fiche d’identité
Basé à …
etCatégorie
sont maintenant renseignés.
Explication du code client selon l’exemple ci-dessous:
PVE : Catégorie du client (ici Privés étrangers).
AMML : code OACI de l’aéroport de Melbourne.
01 : numéro de la séquence.
Renseigner les champs de l’onglet Identité
- Cliquer dans le champ
Titre / Civilité
. - Sélectionner le type de structure du client.
- Cliquer dans le champ
Nom
. - Saisir le nom du client.
Onglet Identité – Partie 1
- Cliquer dans le champ
Adresse
. - Saisir l’adresse du client.
- Cliquer dans le champ
Code postal
pour le renseigner. - Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour renseigner le champVille
. - Appuyer sur la touche
TAB
du clavier. - Saisir les premières lettres du pays.
- Appuyer sur la touche
F10
du clavier pour accéder à la liste des pays.- La fenêtre FormSearch s’ouvre.
- Double cliquer sur le pays adéquat.
- La fenêtre FormSearch se ferme.
- Renseigner si possible le numéro de téléphone.
Onglet Identité – Partie 2
- Cliquer dans le champ
Nature
pour renseigner la nature de vols. - Cliquer dans le champ
Nationalité
pour préciser la nationalité du vol. - Cliquer dans le champ
Qualité client
pour lui assigner une qualité particulière. - Cliquer dans le champ
Régime TVA
pour sélectionner son régime de TVA. - Saisir son numéro de
TVA
si besoin. - Saisir le
n° de SIRET
du client. - Cliquer dans le champ
Facture
pour spécifier le mode de facturation du client.
Onglet Identité – Partie 3
- Cocher la case
Abonné (forfait)
si le client est facturé au forfait. - Cocher la case
Relevé de mouvements
si le client demande son relevé de mouvements. - Cocher la case
Facturation des frais fixes
pour inclure une ligne « Frais fixe » sur la facture du client. - Renseigner le
Bigramme
et leTrigramme
UNIQUEMENT si le client est une compagnie aérienne. - Renseigner le
Mode de règlement
du client. - Renseigner le champ
Echéance
pour indiquer l’échéance des factures envoyées au client. - Indiquer la date à partir de laquelle envoyer la facture dans le champ
A partir du
.
Modes de règlements :
CB | Carte Bancaire |
CHQ | Chèque |
ESP | En espèces |
RFA | Réception de factures |
VIR | Virement |
Saisir une adresse de facturation différente
- Cliquer sur
Adresse de facturation
.
- La fenêtre Adresse de facturation s’ouvre.
- Cliquer sur la liste déroulante pour visionner les adresses déjà saisies.
- Cliquer sur
Ajouter
ou appuyer sur la toucheF2
du clavier pour ajouter une nouvelle adresse. - Saisir un nom pour cette adresse dans le champ
Libellé
. - Remplir les différents champs.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Adresse de facturation se ferme.
Saisir les contacts
Préambule
- Saisir le code client
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour remplir sa fiche. - Cliquer sur l’onglet
Répertoire téléphonique
.
- Cliquer sur l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher.
- Cocher les colonnes à afficher.
Créer un nouveau contact
- Cliquer sur
Nouveau / Ajouter
ou appuyer sur la toucheF2
du clavier.- Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
- Saisir le nom du contact.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier. - Sélectionner sa fonction dans la liste déroulante en double cliquant sur le libellé.
- Renseigner les autres champs.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder. - La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Modifier un contact
- Cliquer sur la ligne du contact.
- Modifier les champs nécessaires.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Supprimer un contact
- Cliquer sur la ligne du contact à supprimer.
- Cliquer sur
Supprimer
ou appuyer sur la toucheF4
du clavier.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour valider la suppression.- Le contact est supprimé.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.
Ajouter un logo
- Double cliquer dans le champ
Logo Compagnie
. - L’explorateur de fichier s’ouvre.
- Cliquer sur l’image à insérer.
- Cliquer sur
Ouvrir
.- La fenêtre Clients spécifiant que le logo a été copié s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Si le logo ajouté n’apparaît pas :
- Quitter la fiche du client.
- La rappeler.
- Le logo s'affiche.
Saisir les tarifs applicables au client
Prix nets et remises
Certains clients bénéficient de tarifs spéciaux sur certaines prestations. Vous les renseignez à cet endroit.
Préambule
- Saisir le
code client
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour remplir sa fiche. - Cliquer sur l’onglet
Prix nets & remises
.
Choisir les colonnes à afficher
- Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaître la liste des colonnes disponibles à afficher.
- Cocher les colonnes à afficher.
Libellé | Nom de la prestation (Saisie libre) | Basé | |
Valide du | Début de validité du prix | Nuit | |
Au | Fin de validité du prix | % | % de remise accordé sur prix net |
Arrivée | Arrivée de l’aéronef | % | % de remise accordé sur prix net |
Départ | Départ de l’aéronef | VOLID | ID du vol |
AOD | Arrivé ou au départ | NAT | Nationalité du vol |
Signature (PRS) | NAV | Nature de vol | |
Type | REV | Règles de vol | |
PRS | Code prestation | SSLIA | Services de secours |
Prestation | Libellé de la prestation | CAA | Classe d’aéronef |
Vol | Numéro du vol | CLF | |
TPA | FAA | Famille d’aéronef | |
IMA | Immatriculation de l’aéronef | CAM | Catégorie de mouvement |
Prix net | Prix accordé au client | CAT | Catégorie de client |
MEP | PRK | Parking |
Créer un nouveau prix net / remise
- Cliquer sur
Nouveau / Ajouter
ou appuyer sur la toucheF2
du clavier.- Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
- Saisir les données dans les différentes colonnes affichées.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour passer d’une colonne à l’autre. - Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Ajouter des critères d’application
- Double cliquer sur la ligne du prix pour lequel ajouter un critère d’application.
- La fenêtre Critères d’application s’ouvre.
- Spécifier si le critère s’applique à l’arrivée et/ou au départ ou sur aucun des 2 en cochant ou décochant les cases de la partie supérieures.
- Cliquer sur le
critère
.- La fenêtre de ce critère s’ouvre.
- Cliquer sur le critère à appliquer.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre se ferme.
- Des coches s’affichent devant les critères modifiés.
- Cliquer sur un autre critère si besoin.
- Cliquer sur
OK
Modifier un prix net / remise
- Cliquer sur la ligne du prix net / remise
- Modifier les champs nécessaires.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Supprimer un prix net / remise
- Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer.
- Cliquer sur
Supprimer
ou appuyer sur la toucheF4
du clavier.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour valider la suppression.- Le contact est supprimé.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder les modifications.
Redevances domaniales
Les redevances domaniales sont à renseigner pour les clients bénéficiant d’un abonnement / forfait. Les redevances déclenchent une facturation.
Préambule
- Saisir le code client
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour remplir sa fiche. - Cliquer sur l’onglet
Redevances domaniales
.
Choisir les colonnes à afficher
- Cliquer sur l’icône du menu dans l’en-tête de la première colonne pour faire apparaitre la liste des colonnes disponibles à afficher.
- Cocher les colonnes à afficher.
Convention | Ouvre l’explorateur de fichier pour relier une Convention à une redevance. |
Libellé | Saisie de texte libre. |
Valide du | Date de début de la redevance |
Au | Date de fin de la redevance |
N mois | Fréquence des factures : une facture sera émise tous les n mois |
PRS | Code prestation - Cliquer dans la colonne. - Appuyer sur la touche F10 du clavier ou cliquer sur les 3 petits points à droite de la colonne pour ouvrir la liste des codes prestations. - La fenêtre FormSearch s’ouvre. - Double cliquer sur le code de la prestation - La fenêtre FormSearch se ferme. - Les colonnes PRS et Prestation se remplissent. |
Prestation | Nom de la prestation. S’inscrit automatiquement avec PRS |
Quantité | Quantité de cette prestation disponible. Exemple : 8 bureaux |
X | |
Unité | Unité de mesure de la prestation |
Prix unitaire | Prix unitaire de la prestation |
/ | |
% | |
Type | |
Date | |
Facture |
Créer une nouvelle redevance domaniale
- Cliquer sur
Nouveau / Ajouter
ou appuyer sur la toucheF2
du clavier.- Une ligne précédée d’un astérisque s’affiche.
- Saisir les données dans les différentes colonnes affichées.
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour passer d’une colonne à l’autre. - Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
. - Le champ
Prestation
se remplit avec le nom complet de la prestation. - Remplir les autres champs en fonction des colonnes affichées.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Modifier une redevance domaniale
- Cliquer sur la ligne du prix net / remise
- Modifier les champs nécessaires.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder.- La fenêtre Clients s’ouvre.
- Cliquer sur
OK
.
Supprimer une redevance domaniale
- Cliquer sur la ligne du Prix net / remise à supprimer.
- Cliquer sur
Supprimer
ou appuyer sur la toucheF4
du clavier.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour valider la suppression.- Le contact est supprimé.
- Cliquer sur
Enregistrer
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour valider.- La fenêtre Avertissement s’ouvre.
- Cliquer sur
Oui
pour sauvegarder les modifications.
Détail des ventes
Le détail des ventes permet d’afficher et de visualiser les factures émises pour un client.
Préambule
- Saisir le code client
- Appuyer sur la touche
TAB
du clavier pour remplir sa fiche. - Cliquer sur l’onglet
Détail des ventes
.
Choisir la période à afficher
Sélectionner la date à partir de laquelle la période va débuter soit en la sélectionnant dans le calendrier, soit en utilisant les flèches du clavier.
Avec le calendrier
- Cliquer sur la flèche à droite de la date.
- Le calendrier s’ouvre.
- Cliquer sur les flèches pour faire avancer ou reculer la date.
- Cliquer sur le premier jour de la première période.
Avec les flèches du clavier
- Cliquer sur le jour, le mois ou l’année
- Utiliser les flèches du clavier pour sélectionner la date.
- La zone de travail se met à jour automatiquement.
Choisir la nature des ventes à afficher
- Cliquer sur la liste déroulante
Nature des ventes
. - Cliquer sur le type de nature des ventes à afficher.
- La zone de travail se met à jour.
- Cocher ou décocher les cases
Avoirs
et/ouFactures
selon le type de documents à visualiser.
Visualiser le contenu d’une facture
- Double cliquer sur la facture à visualiser.
- La facture s’affiche au format PDF.
Liste des clients
- Cliquer sur l’onglet
Clients
du logiciel AMInvoicing. - Cliquer sur
Liste et édition des clients
dans le menu déroulant.
- La fenêtre Liste des clients s’ouvre.
Trier la liste des clients
Rechercher un client
Rechercher un client par son nom
- Saisir les premières lettres du nom du client dans le champ de saisie.
- La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la saisie.
- Cliquer sur
Find
.
Annuler une recherche
Trier la liste des clients
Visualiser les clients ayant eu des mouvements sur une période donnée
- Cocher la case
Mouvementés dans la période
.- Les dates du jour s’affichent dans les champs
Du
etAu
.
- Cliquer sur la
flèche
d’une des périodes pour afficher le calendrier. - Sélectionner les dates
Du
etAu
. - La liste des clients s’affine au fur et à mesure de la sélection des dates.
Visualiser les nouveaux clients sur une période donnée
- Cocher la case
Nouveaux clients dans la période
.- Les dates du jour s’affichent dans les champs
Du
etAu
.
- Cliquer sur la flèche d’une des périodes pour afficher le calendrier.
- Sélectionner les dates.
- La liste des nouveaux clients s’affiche pour la période sélectionnée.
Modifier la fiche client
- Double cliquer sur le
code client
.- La fiche d’identité du client s’affiche.
- Modifier les champs nécessaires.
- Cliquer sur
F8 – Save
ou appuyer sur la toucheF8
du clavier pour enregistrer les modifications. - Cliquer sur
Close
pour fermer la fenêtre. - Cliquer sur
Affichage (F5)
ou appuyer sur la toucheF5
du clavier pour visualiser les changements.